Event-Assistenz (m/w/d) für eine internationale Konferenz in Mumbai – Freelance oder befristet

Berlin

Teilzeit

Freelancing

Deine Aufgaben

Vorbereitung (Dezember–Januar, ca. 140 Std., remote und gelegentlich im Berliner Büro)

Freundlich und beharrlich nachfassen, wenn Antworten ausbleiben – bei Partnern, Dienstleistern und Ansprechpersonen vor Ort
Teilnehmendenliste pflegen und die Registrierung nachverfolgen, inkl. Unterstützung bei der Ausstellung offizieller Einladungsschreiben für Visa
Pläne und Abläufe gemeinsam durchdenken: Fragen stellen, Lücken erkennen, Ideen einbringen
Bei der Pflege und Testung unserer neuen Community-Plattform helfen, die während LEADS gelauncht wird, und ggf. Daten sorgfältig übertragen
Inhalte vorbereiten, z. B. Präsentationen, Infomails und Community-Posts
Administratives wie Namensschilder, Ausdrucke und Event-Materialien
Den gemeinsamen Task-Tracker (Google Sheets) aktuell halten

Vor Ort in Mumbai (ca. 31. Januar – 6. Februar 2027, ca. 70 Std., komplett vor Ort)

Neben der Projektleitung die zweite Person, die alle Event-Infos kennt
Ansprechperson für Dienstleister, wenn die Projektleitung in einer Session ist
Ansprechperson für Teilnehmende bei Fragen zu Ablauf, Transport und Locations
Aufbau an den drei Veranstaltungsorten, Hilfe bei Technik-Checks und Empfang des Caterings während laufender Sessions
Alles, was kurzfristig anfällt – und bei Events fällt immer etwas an

Nachbereitung (Februar–Anfang März, ca. 30 Std., remote)

Feedback-Umfrage und Dankesmails
Teilnehmendenliste, Rechnungen und Belege abgleichen
Fotos und Material für den Rückblick in der Community sortieren
Ablauf und Lessons Learned für künftige Summits festhalten

Deine Mission

TUMO ist ein globales Netzwerk, das die Zukunft der Bildung aktiv gestaltet – mit Lernzentren in Europa, Amerika und Asien. Vom 3. bis 5. Februar 2027 kommen beim TUMO LEADS Summit in Mumbai Center Manager, Team Leads, Partnerorganisationen und HQ-Teams aus dem weltweiten TUMO-Netzwerk zusammen: drei Tage an drei Locations, darunter TUMO Mumbai, mit Workshops, Showcases und viel Raum für Austausch.
Für die letzten Wochen der Vorbereitung, das Event selbst und die Nachbereitung suchen wir eine Event-Assistenz: jemanden, der die Projektleitung von Berlin aus unterstützt, mitdenkt, dort anpackt, wo es gerade nötig ist, und mit nach Mumbai reist. Bei Abstimmungen vor Ort bist du nicht allein: Unser Team in Mumbai trägt die Planung und Kommunikation mit Partnern vor Ort mit, und die Projektleitung in Berlin bleibt deine Hauptansprechperson. Wenn es für beide Seiten passt, kann sich aus der Zusammenarbeit perspektivisch eine feste Rolle in unserem internationalen Community-Team entwickeln.
Freelance oder befristete Teilzeitanstellung | Berlin (remote + gelegentlich im Büro) + Einsatz vor Ort in Mumbai | ca. 240 Stunden | Dezember 2026 – Anfang März 2027

Dein Profil

Erfahrung in der Organisation von Events oder Konferenzen, idealerweise international
Du bist gern mit Menschen im Kontakt, hörst gut zu und findest den richtigen Ton – auch dann, wenn es hektisch wird
Du kommunizierst klar und souverän, schriftlich wie im Gespräch, und bleibst freundlich dran, bis eine Antwort da ist
Du arbeitest gern mit Menschen aus verschiedenen Kulturen und gehst offen und respektvoll auf neue Kontexte zu
Du arbeitest dich schnell ein, behältst den Überblick und bleibst unter Zeitdruck ruhig
Sorgfältiger Umgang mit Listen und personenbezogenen Daten; Google Workspace, Excel und PowerPoint gehören für dich zum Standard
Fließendes Englisch
Verfügbarkeit für die Reise nach Mumbai vom ca. 31. Januar bis 6. Februar 2027 und ein gültiger Reisepass
Arbeitserlaubnis für Deutschland; bei freiberuflicher Zusammenarbeit zusätzlich die Berechtigung zur selbstständigen Tätigkeit und eine eigene Steuernummer

Nice to have

Erfahrung in Indien, idealerweise in Mumbai
Erfahrung mit Online-Communities oder dem Umzug von Daten zwischen Plattformen
Weitere Sprachen wie Hindi, Französisch, Portugiesisch oder Russisch. Deutsch ist hilfreich, aber keine Voraussetzung

Warum wir?

Ein klar umrissenes Projekt mit ca. 240 Stunden von Dezember 2026 bis Anfang März 2027 – wahlweise als Freelance-Auftrag oder als befristete Teilzeitanstellung
Größtenteils remote mit flexibler Zeiteinteilung, dazu gelegentliche Planungstage im Berliner Büro
Übernahme von Flug, Hotel und Visum sowie eine Tagespauschale für Verpflegung in Mumbai
Einblick in ein internationales Netzwerk mit Teams in Europa, Amerika und Asien
Eine Organisation, die Kreativität, Eigeninitiative und Offenheit großschreibt
Die Option, bei gegenseitigem Interesse in eine feste Rolle im internationalen Community-Team hineinzuwachsen

Bewerbung

Bitte bewirb dich bis zum 16. November 2026 mit deinem Lebenslauf, zwei bis drei Events, an denen du mitgearbeitet hast, und ein paar Sätzen dazu, warum dich diese Aufgabe reizt. Gib gern an, ob du lieber freiberuflich oder in einer befristeten Anstellung arbeiten möchtest. Wir sichten Bewerbungen laufend und führen Gespräche vom 17. bis 21. November.

Über uns

TUMO Deutschland ist ein innovatives Bildungsprogramm, das Teenagern von 12 bis 18 die Möglichkeit gibt, ihre kreativen und technischen Fähigkeiten in Bereichen wie Animation, Programmierung, Musikproduktion und Design zu entfalten. Unser einzigartiges Lernkonzept kombiniert selbstbestimmtes Lernen mit praxisnahen Workshops, begleitet von erfahrenen Coaches.
In Deutschland bringen wir diese zukunftsweisende Bildungsidee in moderne Lernzentren und schaffen einen inspirierenden Raum für junge Talente. Werde Teil unseres Teams und gestalte mit uns die Zukunft der digitalen Bildung!